Numérisez les documents qui apportent un point de vue difficile à retrouver ailleurs : une lettre annotée, une carte, un programme, une page de carnet ou un document qui situe un moment. Une capsule n'a pas besoin de devenir l'archive complète d'une famille.
Préparer une sélection lisible
Commencez par choisir quelques pièces qui se répondent. Une lettre peut être accompagnée d'une photo du lieu qu'elle évoque ou d'une note expliquant qui l'a écrite. Si le document est long, une ou deux pages représentatives peuvent suffire, à condition de dire ce qu'elles montrent et pourquoi elles ont été retenues.
Vérifiez avant toute numérisation que le document ne révèle pas des données que vous ne souhaitez pas partager : coordonnées, informations financières, données de santé, identifiants ou détails concernant des tiers. Dans le doute, n'ajoutez pas le document ou conservez seulement un extrait qui ne les expose pas.
Prendre une image nette et complète
Photographiez le papier à plat, dans une lumière diffuse, sans reflet ni ombre de téléphone. Gardez les bords visibles pour montrer la forme du document, puis vérifiez que l'écriture peut être lue en agrandissant l'image. Pour une lettre recto verso, conservez les deux faces dans le bon ordre.
Donnez un nom clair au fichier : année approximative, auteur ou type de document, puis sujet. Ce classement n'a pas besoin d'être technique ; il doit permettre à une personne future de savoir ce qu'elle ouvre avant de lire.
Ajouter le contexte qui manque au papier
Une courte légende peut préciser la période, la relation entre les personnes et ce que le document révèle. Elle doit distinguer ce qui est certain de ce qui est seulement supposé. Les repères sur les médias et le récit aident à définir les informations utiles.
Gardez les originaux dans l'organisation qui vous convient. La capsule sert à préparer une redécouverte choisie, pas à remplacer le lieu où vous conservez vos documents importants.